申请高新技术企业，怎么调整前三年研发费用账目

一

前言在申请高新技术企业（尤其是首申请）时，往往需要对前三年的研发费用进行核对、调整（业内称为“调账”）。尤其是首申请高企时，企业财务人员常常因为缺少实务经验，而无从下手，导致很多工作存在错误，甚至需要多次重返工。

因此，本文从实务、合规、准确、高效几个角度，阐述我们认为适合企业应用的方式方法。

特别说明：

可能会有人质疑，阐述这些方法是在变相支持企业造J，但我们并不这样认为：

1、企业是否ZJ，责任主体在企业自身。并不能因为刀具有可能被拿来做违F的事情，就认定刀具厂参与或者支持违F活动。这种以偏概全、因噎废食的观点欠妥。

2、根据财税一贯“实质大于形式”的原则，企业确实存在研发活动和研发支出，只是因为各种原因未能妥善处理账务的，应当基于客观事实对财务数据予以更正。

3、本文的核心目的，就是对“基于客观事实、确实需要重新核算研费并进行更正”的情况，提供合规、合理、快速、准确的方式方法。至于企业数据是否存疑，理应由审计机构和评审专家进行鉴别。

二

调账的过程在整个调账过程中，建议按“核算数据→调整账务→编制辅助账→更正汇算清缴”四个大的步骤依次进行。

由于“核算研发支出相关数据”是后面三步的基础，且也是工作量多的一步，因此，本文重点介绍核算研发支出数据时的方式方法。

在核算数据时，需要先完整、准确地掌握研发费用的准入标准，具体可见：研发费用在会计、高新技术企业和加计扣除中的口径差异

在完成这一步之后，才建议启动相关数据的收集、核算等工作。

三

研费数据的核算由于研发支出有7个次级科目，一般企业常用到的是“人工费用”“直接投入”“折旧待摊”“其他费用”4个科目，所以我们主要介绍这四个科目的核算方法。

3-1人工费用

在核算数据的过程中，比较耗时耗力的是“人工费用”的核算，因为它涉及的人数多、数据多（税前工资、社保公积金的公司部分、年终奖等），如果方法不当，会占用大量时间且极易出错。

我们建议的方法是：

1数据来源从系统中导出个税申报表、社保缴纳明细表等原始数据，在这些“准确、可靠”的数据上进行核算。

因为在实践中，我们经常遇到工资表数据存在误差的情况，如果以存在误差的数据作为基础数据进行核算，那结果出错的概率极高，进而产生重返工等重复劳动。在核算时，常用的数据字段如下：个税申报表：8（税前收入）、15（公积金）社保缴纳明细表：F列（费用属期）、J列（单位所承担的金额）

2辅助工具使用合适的工具、方式方法来处理这些大量且复杂的数据，避免人工手动计算导致的差错。

实践中，我们所使用的方法，90%的情况下可以在20分钟内完成全年度人工费数据的初步核算（无论当年员工是10人、100人，还是1000人），另外20%的情况，可能需要30分钟到1小时左右才能完成。

当然，核算之后发现数据存在显著差异，进而查明原因所产生的耗时，不在上述范围之内。3研发人工费在上述所有人员的人工费用确认无误之后，下一步就是核算研发人员的人工费用。

可以使用Sumif函数，利用“研发人员姓名”、“月份”两个关键参数，准确核算出“研发人员”当年每个月的工资、社保、公积金等支出。整个过程，一般耗时5分钟就可以完成。

至于研发人员人工费是否全额计入研发支出、在各个研发项目之间如何分配，本文不再细述，具体可见：使用工资表快速编制研发支出辅助账

4数据一般来说，如果不启用记账软件中的“项目辅助核算”功能时，每个月可以计入研发支出的人工费用，实际上就只需要得到3个准确的数字即可（税前工资、社保和公积金单位所承担的部分）。

这全年36笔左右的数据，将作为后续更改会计分录的依据。

3-2直接投入

需要根据研发项目的实际情况，自行编制相关表格，客观公允地梳理出研发项目所产生（或分摊）的燃动费、材料费用、以及其他符合相关规定的各类支出。

我们提醒，请遵守相关规定，切勿使用“成本转费用”的方式处理本类支出。

梳理这类支出所要付出的时间，与研发活动类型相关，因此可能需要几分钟到几小时不等。

将这类支出的明细表中所记载的日期、金额、凭证号等数据，作为后续更改会计分录的依据。

3-3折旧与待摊

同样，根据客观情况，自行编制相关表格，梳理出研发项目所产生（或分摊）的折旧费用、长期待摊费用。

注意，不应将不属于研发所用固定资产的折旧费计入研发支出、不应将研发与生产共用的折旧“不经合理分摊”就全额计入研发支出。

由于折旧费用（绝大部分企业不涉及“长期待摊”）全年只涉及12期，因此核算该类支出通常也只需要极短的时间就可以完成。

同样，将折旧待摊明细表中所记载的日期、金额、凭证号等数据，作为后续更改会计分录的依据。

3-4折旧与待摊

我们建议只将与研发活动直接相关的知识产权申请、测试鉴定等“没有争议”的支出计入该科目。

其他如差旅、会议等“无法界定是否与研发活动相关”的支出，不纳入核算范围。

这样一来，梳理该科目支出也只需要很短的时间就可以完成。

同样，将该类支出的日期、金额、凭证号等数据，作为后续更改会计分录的依据。

四

目的调整如果上述数据已经客观合理、准确无误，则可以开始调整相关凭证和会计分录。

1、一般需要在记账软件中通过“反结账”方式处理。

2、在各年度增设“研发支出”的次级科目，建议7个科目全部设置完善，以备后用。

3、按前文所核算出的数据，调整会计分录。以调整研发工资为例，常见的就是将原有的“借：管理费用-工资薪金 10万”，调整为“借：管理费用-工资薪金 7万；借：管理费用-研发费用-人工费用 3万”。

4、根据实务经验，我们建议“按凭证号”为准进行调整，而不要“按记账日期”调整。因为有时多笔支出都记在了同一张凭证中，如果按记账日期调整，则会出现“前面刚调完、后面又出现一笔需要调整”的情况。

五

辅助账的编制在上述会计凭证和会计分录调整无误后，需要编制研发支出辅助账，因为在后续更正汇算清缴时，税局一般会要求出示这类材料。

编制的方法，建议使用我们自行设计的《研发支出辅助账-三口径版》，并参考：如何快速高效准确地为每个研发项目编制研发支出辅助账

使用该文档，有可能不超过2个小时，就可以完成全年所有研发项目的辅助账编制。

当然，这与研发项目数量、研发支出数据量相关，我们处理过50条/年、1000条/年等不同数量级的辅助账，实际耗费时间都在半小时至2小时左右。

且，数据量越多，使用我们这个辅助账工具的提效作用越明显。

六

汇算清缴更正上述各项事务处理完成之后，就可到税局申请更正汇算清缴数据。

在更正时，一般都要准备好研发支出辅助账、研发活动证明材料等备查。

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