如何提高高新技术企业申报效率

一

前言

申报高新技术企业是一项周期长且较为繁琐的工作，抛开“筹备阶段”不谈，单就“从组织材料、到完成申报”这一阶段而言，往往需要企业的技术、财务、行政、人事四部门联动，持续投入几个月的时间才能完成。

在这种情况下，如果不采用更加高效的方式方法，会给上述四个部门的工作人员带来极大的工作量，且极易出现漏误。

因此，本文主要结合我们的从业经验，阐述如何通过方法创新，提高申报高新技术企业时的项目交付效率。

前置说明：

1、本文以“咨询代理机构与企业互相配合，共同完成项目申报”的模式为例进行阐述。当然，对于“企业全程自主申报”的模式，本文“应该”也有一定参考价值。

2、本文所提及的申报流程/要求等，均以上海为例。

二提效的关键就申报高新技术企业而言，我们认为提高效率的关键之处在于两点：

01协同方式在“咨询代理机构+企业技术人员+企业财务+企业行政/人事”的分工合作模式下，涉及的人数往往超过4个（因为有些岗位参与到该项目的不止1个人，且还未考虑外部审计机构的工作人员）。

如果不采取更加高效的协同方式，那么，由“信息不同步、材料不同步、进度不同步”而引发的效率降低则是一种必然。

02辅助工具在整个高新技术企业申报过程中，不仅需要撰写数以万计的文字内容，还要处理各种财务数据、梳理“带有时间逻辑关系”的成果转化材料，而这三者恰恰有着千丝万缕的联系。

如果不借助合适的工具，而是在单个文档之间复制粘贴、缺少数据联动，则极易出现漏误，且还会导致“一处细微调整，则其他相关材料全部要重新更正”的情况发生。在软件行业里，把这种情况称为“信息孤岛”。

三提效的方法针对以上症结，我们以自己的经验，介绍提高项目交付效率的具体方法。

3-1在线协同系统

三年共有10个研发项目为例，单单RD文档就有10个docx，如果每一个文档都经历了一次“发出初稿→一次修改→审核定稿”流程，那10个docx就会变成30个docx。

这时候，大家“熟悉的”低效场景就出现了：微信群里的文件过期无法下载；一堆文档中，分不清哪一稿是有效的；刚发出去的文件发现有错却无法撤回，只能再重新发一次然后硬着头皮补一句“请以这一稿为准”；等等诸如此类。

解决这个问题佳方案实际上是显而易见的，那就是“在线文档”。自Google在2006年发布“Google Docs”以来，经过十余年发展，在线文档目前在国内已经非常成熟，但凡使用过的人，都不会质疑它在“提高效率”方面所发挥的重要作用。

我们早在2019年开始启用“在线文档”的方式与客户进行“文字协同撰写”。但由于当时使用的腾讯文档、石墨文档在账号管理、权限控制等方面无法满足我们个性化的需求，于是我们在2020年自己部署了一套在线协同系统。

这套系统极为有效地解决了多人撰写、权限控制、版本还原、误删还原、多端同步等问题，限于篇幅，我们只就“多人协作共同撰写文档”这一场景介绍它是如何提高效率的。

1、使用浏览器登录之后，就会看到申报高新技术企业所需要的材料清单、所需要撰写的文字内容。且，只需要通过文件名中的标记，就很容易识别出每个文档应当由哪个部门负责填写。

2、就同一个文档，可以多个人员共同在线编辑。系统实时保存，无需将文档另存成docx或xlsx进行发送，且还支持历史版本还原。

3、每类文档中，都写明了具体要求、注意事项、参考样例等内容，进一步降低撰写人员的撰写难度。以B00申报材料清单为例，里面详细描述了材料的要求、注意事项等等，以减少“需求不明导致收集到的材料不可用，进而重返工”的情况。

通过上述演示我们会发现，在“撰写角度”，与技术、行政、人事相关的人员（财务除外），只需要围绕着4个文档开展工作（实际上，使用频次多的是B03文档），不会出现前文提到的“10个文档变30个文档”的情况。多年的实践证明，单单这一点，就已经能够很大程度地提高协作效率。

3-2辅助工具

但凡申报过高新技术企业的人，一定对“一变俱变”、“重复输入”、“数据误差”等场景有着深切的体会，而为了避免这些重复性的、易出错的操作，我们认为需要借助一些“辅助工具”来“替代人工”。

因为在我们的认知里，对于结构化数据的处理，机器（软件）远远比人要可靠得多。所以，软件在“数据重复调用”、“数据联动更新”、“数据比对”等方面有着显著的提效优势。

基于此，我们自行设计了一系列可以提高效率的辅助工具。当然，有些也称不上“工具”，只是我们换了一个思路，借助函数公式等方法解决了已知问题。

1、以撰写RD文档为例，会有多处用到“知识产权”，但有时用的是“登记号/注册号”、有时用的是“申报系统内的IP编号”。我们知道，“登记号”是“常量”（唯且不可变）、而“IP编号”是“变量”（在申报系统里导入知产时可能会产生变动）。那么我们用“以常量查变量”的思路，实现了“数据联动”，即，只要确保“登记号”填写准确，那么无论怎么复制粘贴、怎么调整位置，“通过调用所生成的”知产名称、IP编号、IP与RD之间的对应关系等等都是准确的。如果IP编号被修改了（比如导入系统之前暂用IP801代替、而导入系统之后终确定为IP002），则所有与之相关的地方全部自动更新，而无需靠人工一个个地手动更改。

再如，上海的高新申报系统对RD中的每个模块要求不超过400字，我们也在文档中添加了函数公式，统计出当前的字数，避免超限。

2、再以成果转化汇总表为例，在收集成果转化证明材料里需要严格遵循“先授权、后转化”的时间逻辑，那么我们也在文档中增加了逻辑判断，对于不符合这一逻辑的，则会校验出差错并提示“X”。

此外，该表中的多个数据（例如关联RD）也是自动联动调用，无需手动重复输入。

除了上述工具之外，我们还制作了“高新数据填报表”，可以对各类财务数据进行校验，以避免在申报系统内填错数据。我们还独创性地设计了《研发支出辅助账-三口径版》，可以满足高新、加计扣除两种场景下的研费核算，极大地减少了财务编制辅助账的工作量。

具体情况可以阅读：研发支出辅助账【三口径版】

细心的读者可能会发现，上述所谓的“工具”实际上是在线版的Excel。

——对的，我们就是这么“思路清奇”：别人写文字用Word，我们偏偏要改用Excel；别人注重“个人经验”，我们偏偏要把“经验”变成“标准”；别人觉得“帮客户解决了很多问题”才能显示出自身价值，我们偏偏想要做一套“一劳永逸”的方案，把问题消灭在萌芽状态。

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