美国专利申请文件签名合规研究

作者简介：张新宇，ZYL律师事务所美国专利代理人，前耶鲁大学研究员、清华大学博士，专注于人工智能、美国知识产权、计算生物学等交叉领域。

理解签名合规，可以从三条主线入手。

一，法律与规则层面。提交给USPTO的绝大多数文件（paper）都必须签名，而签名同时触发37 CFR 11.18规定的认证义务与潜在制裁后果。

二，主体层面。37 CFR 1.33是"谁可以签名"的总入口。该条对法人实体（juristic entity）申请人设置了"原则上必须由注册专利从业者签署"的硬约束。换言之，企业内部人员即便获得公司的一般授权，也并不意味着可以替代专利律师在审查阶段签署所有文件。

三，形式层面。除传统手写签名与/S/签名外，2024年3月22日生效的终规则新增了37 CFR 1.4(d)(5)，允许符合条件的第三方电子签名软件（例如DocuSign与Acrobat Sign）生成的电子签名。但规则同时坚持一条核心限制：签名必须由署名人本人生成，任何人不得代替他人生成。

本文按照中国团队在实务中常遇到的签名表格与场景，逐项说明以下要素：表格名称与编号、何时必需或可选、哪些人可以签署、可接受的签名格式、是否需要公证或见证、签署错误的后果，以及纠错路径与关键时点。文末附有对照总表、操作清单、模板签名语言，以及一张涵盖"从申请到授权后"各阶段的签名事件流程概览。

一、法律与规则框架

1.1 上位法的三个核心支柱

美国专利文件签名体系的上位法基础主要集中在三处。

其一，35 U.S.C. § 115。该条规定发明人宣誓或声明（oath/declaration）的一般义务、替代声明（substitute statement）的适用情形，以及宣誓或声明迟必须在缴纳授权费（issue fee）之前补齐。同时，该条设置了一个"可补救"的安全阀：只要按照规定及时纠正，专利不应因115条的程序瑕疵而当然无效或不可执行。

其二，35 U.S.C. § 118与配套的37 CFR 1.42、1.46。这些条款确立了《美国发明法案》（AIA）之后"申请人（applicant）可以是受让人、负有受让义务者或其他具有充分利益者"的制度基础。这一框架直接决定了后续哪些表格由发明人签署，哪些表格可能由公司作为申请人签署。

其三，35 U.S.C. § 261。该条确立了专利权转让应以书面形式进行，并规定在三个月内向USPTO记录（recordation）可以对抗善意第三人。转让文件的签署与记录虽然并不总是审查阶段的必交项，但对于权属确认与后续诉讼中的原告资格而言至关重要。

1.2 规章层面的核心条款

在规章层面，至少需要将37 CFR 1.4、1.33、11.18以及37 CFR 3.73放在同一个框架中加以理解。

37 CFR 1.33(b)是"谁能签署审查文件"的总规则。该条规定：纸面文件必须由注册专利从业者（practitioner）或申请人签署；并且原则上，代表法人实体提交的文件必须由专利从业者签署，除非另有特别规定。

37 CFR 1.4(d)是"怎么签"的总规则。该条规定了手写签名、/S/签名、电子提交时的图形化签名呈现，以及2024年新增的第三方电子签名软件签名选项，并反复强调"签名必须由署名人本人亲自输入或生成"。

37 CFR 11.18将签名提升为"向USPTO所作的认证"。违反该条可能导致文件被撤销或删除、程序被终止，以及纪律处分等后果。

37 CFR 3.73（及其表格化实现）则是受让人能否在案卷中"采取行动"（take action）的关键门槛。尤其当申请人身份需要从发明人变更为公司，或者需要以公司名义签署终止权利要求期限（terminal disclaimer）、更改通信地址、提交授权委托等文件时，通常必须先提交合格的3.73权属声明。对中国企业的赴美申请而言，这是一个高频使用且容易遗漏的节点。

1.3 审查手册（MPEP）的操作化指引

MPEP将上述法律与规则进一步细化为可操作的指引。其中，MPEP 502.02对/S/签名的含义与"必须本人输入"的具体要求作了详细解释；MPEP 410阐述了11.18认证义务与制裁机制；MPEP 605解释了AIA后申请人身份的确定规则；MPEP 602至604、603分别阐述了宣誓、声明、替代声明与补正机制；MPEP 301至317则解释了权属记录的提交程序与其"行政性"属性。

二、电子签名与"必须本人亲自签"的实务要点

2.1 可接受的签名类型与适用范围

截至目前，美国专利业务中可接受的签名路径可概括为四类。

一类：手写签名（handwritten signature）。规则允许提交手写原件或其复印件、传真件，但要求保留原件以备真实性核查。

二类：/S/签名（S-signature）。即在正斜线之间输入的签名文本，例如/Zhang San/。其合规关键并不在于"外观是否像签名"，而在于规则要求"必须由署名人本人输入自己的S-signature"。MPEP 502.02对此有明确阐述：不能由助理代为输入，即便署名人给出了指示也不可以。

三类：电子提交时的图形化签名呈现（graphic representation）。在通过USPTO电子系统（包括Patent Center）提交时，可以使用手写签名图片或/S/签名的图形化呈现，但仍然要求签名由署名人本人完成。

四类：37 CFR 1.4(d)(5)规定的电子签名软件签名。这是自2024年3月22日起新增的签名方式，允许使用第三方电子签名软件生成的电子签名。该规则在联邦公报中以DocuSign与Acrobat Sign为典型示例，并规定：软件需要能保存可供核查的签名数据（数字证书、令牌或审计轨迹），且签名页上需有"该页由签名软件生成或签署"的指示性信息。但规则同时再次强调：任何人不得通过签名软件生成他人的签名，署名人本人必须亲自操作完成。

对中国团队而言，这意味着DocuSign"可以使用"，但"不能代签"。合规判断的关键证据通常不是"是否拥有DocuSign账号"，而是审计轨迹能否证明确实由署名人本人完成了签署动作，并且文件上存在签名软件生成的标识。

2.2 "可以代为提交"不等于"可以代为签名"

37 CFR 1.4(d)中存在一个对外包协作链条极为重要的区分：规则允许"由他人提交一份已被某人签署的文件"，但提交人必须有合理依据相信签名确由署名人本人插入，并应保留真实性方面的证据。

这一区分的实务含义是：中国国内的流程团队可以代为"上传提交"文件至USPTO，但不能替美国律师在PDF中输入/John Doe/，也不能在DocuSign流程中代替律师点击"Sign"按钮。如果确实需要由流程人员负责提交，合规的做法是：让署名人本人在文件上完成签名动作，再由流程人员执行提交操作，并保留电子邮件指示记录、DocuSign审计轨迹或系统日志等证据。

2.3 涉外公证与见证：多数USPTO表格并不需要

美国专利体系长期允许以"声明（declaration）"替代传统宣誓（oath）。37 CFR 1.68与MPEP 602指出，只要声明文本包含18 U.S.C. 1001规定的刑事责任告知条款，即可替代oath，且无需在官员面前宣誓或进行任何装订仪式。28 U.S.C. § 1746则提供了境内与境外无宣誓声明的标准文本框架，在许多专利声明类文件中也具有参考价值。

不过，如果当事人选择使用oath而非declaration，那么37 CFR 1.66对境外oath的可接受官员、官印与认证方式（包括使领馆证明或海牙认证apostille）有明确要求。对中国企业而言，实践中更为常见也更可控的路线是优先使用USPTO标准声明表格（declaration），避免耗费时间在境外oath的认证链条上。

三、主要表格逐项解析

本节的"谁能签"分析默认以AIA后（2012年9月16日及以后提交的）新申请为主线。对于授权后程序（再版、复审、PTAB审理等），在相应位置另行说明。

3.1 申请数据表（ADS，AIA/14）

ADS是美国专利申请中的核心书目信息载体，用于承载优先权主张、国内利益链条、发明人信息、非公开请求（nonpublication request）等关键数据。

签署主体：ADS必须符合37 CFR 1.33(b)的签名要求。USPTO在其官方填写指南中做了非常直接的说明：如果一个或多个申请人是法人实体，则ADS必须由专利从业者签署；如果申请人是两名或以上共同发明人，通常需要全体共同发明人签署，或由获得授权的共同发明人代表签署。

签名形式：可使用/S/签名、手写签名、在Patent Center提交时的图形化签名，以及1.4(d)(4)允许的电子签名软件签名。无论采用哪种形式，签名均须由署名人本人完成。

公证或见证：不需要。

未签或签署不合格的后果：37 CFR 1.76(e)明确规定，未签名的ADS仅作为转交信（transmittal letter）处理。如果ADS承载的是非公开请求、优先权或国内利益链条，签署不合格可能导致"你认为已经主张的事项实际上并未生效"。USPTO特别提示：非公开请求只能在提交时提出，且ADS必须在提交时已经合格签署，该请求才能生效。

纠错路径：补交经过合格签署的（更正）ADS。但需注意优先权与非公开请求存在严格的时间节点限制。

样例签名区格式（律师签署ADS，/S/形式）：

/Li Ming/

Li Ming, Reg. No. 12,345

Date: 2026-03-01

样例签名区格式（电子签名软件，适用1.4(d)(4)）：

署名区使用DocuSign等软件生成签名图形，签名页上体现"electronically signed using document-signing software"等标识性信息，签名附近有清晰的打印姓名。联邦公报中建议由软件自动生成日期以增强跨业务的一致性，但规则本身并未将日期列为强制要素。

3.2 发明人宣誓或声明（Inventor’s Oath/Declaration）

发明人宣誓或声明是35 U.S.C. § 115的核心要求，其作用是使每位发明人对申请内容和披露义务作出具有法律约束力的确认。常用表格编号为PTO/AIA/01系列。

签署主体：原则上，每位发明人都须本人签署。37 CFR 1.63进一步要求发明人在签署前必须已审阅并理解申请内容，且知悉其披露义务。对于继续申请（continuation等），可以提交先前申请中已执行的宣誓或声明副本来满足要求，前提是该副本能够显示签名已经执行。

关键时点：35 U.S.C. § 115(f)规定，宣誓或声明迟不得晚于缴纳授权费。但§ 115(h)同时提供了补救机制：已执行的声明可以随时撤回、替换或更正，只要按规定完成补救，专利不应因115条的瑕疵而当然无效或不可执行。

签名形式：declaration通常不需要公证。签名可以采用1.4(d)允许的任何形式。

关于境外公证的说明：如果选择使用declaration路线，通常无需在公证员或官员面前进行宣誓。MPEP 602明确指出"declaration不需要出现在任何官方面前"。只有当事人坚持使用oath时，才会触发37 CFR 1.66中对境外认证方式的相关要求。

缺失的后果：缺失会触发补正要求，但鉴于§ 115的可补救设计，及时补正通常不会导致专利当然无效。

3.3 替代声明（Substitute Statement）

替代声明适用于发明人死亡、无行为能力、经合理努力无法找到或拒绝签署但负有受让义务等法定情形。常用表格为PTO/AIA/02系列。

签署主体：由37 CFR 1.43、1.45或1.46下的"申请人"签署，常见情形是受让人公司或其合法代表。替代声明的内容需要说明允许替代的事实基础与申请人同发明人之间的关系。

签名形式：按1.4(d)的允许形式。不需要公证。

风险提示：若事实情形不符合法定替代条件，或签署人身份不合格，替代声明将被视为无效，导致宣誓体系存在缺口，直至授权费缴纳截止日前必须补齐。

3.4 授权委托（Power of Attorney）

POA合规实务中的常见误区在于将公司默认为"总能签署的一方"。实际上，AIA后的POA规则强调：POA必须由"申请人或专利权人"签署。如果受让人尚未成为案卷中的申请人，则不能直接授予POA，必须先完成申请人变更程序。

PTO/AIA/80（受让人已经是或正在变更为申请人时使用）：该表格由受让人签署。若受让人为法人实体，应由有权代表公司的人签署（例如CEO、President、Secretary或由公司决议明确授权的人员），并在表格"Title"栏注明职务。该表格必须配套提交37 CFR 3.73(c)的权属声明。USPTO的指南特别提醒：即使已给予专利律师POA，也并不意味着该律师因此获得了代表公司签署POA的权力。

PTO/AIA/82（申请人为发明人或共同发明人时使用）：必须由申请人签署。多申请人情形下，通常需要所有申请人对同一从业者授予POA。

签名形式均适用1.4(d)允许的各种方式，无需公证。不合格的POA会导致从业者身份与案卷权限问题，进而影响后续文件签署与通信接收。

样例签名区格式（公司签AIA/80，/S/形式）：

/Wang Wei/

Wang Wei, Vice President, IP

For and on behalf of [Company Name]

Date: 2026-03-01

3.5 受让人权属声明（37 CFR 3.73，PTO/AIA/96）

对中国公司赴美申请而言，一条为实用的经验是：只要出现"公司需要作为申请人采取行动"或"公司需要以权利人身份签署文件"的场景，就应将3.73权属声明作为核心准备节点。

PTO/AIA/96要求申请人声明受让人对相关申请享有"全部权利"或"部分权利"，并在链条证据部分填写在USPTO的记录编号（reel/frame）或附上相关文件副本。签名区要求签署人声明其有权代表受让人行事。

AIA/80表格也再次强调：3.73(c)声明是使用AIA/80时的必备配套。权属声明可以由受委任的从业者完成填写，但POA的签名本身仍须由受让人方面完成。

需要特别说明的是，USPTO记录系统对assignment recordation的处理本质上是"行政性"记录行为，并不构成对转让文件有效性的实质判断。MPEP 301明确指出"记录是行政行为（ministerial act）"。因此，即使assignment已成功记录，也不代表权属链条的瑕疵已被USPTO"背书"。中国公司仍应将转让文本的签署权限、公司授权、适用法律与证据保存作为权属合规管理的独立环节。

3.6 终止权利要求期限（Terminal Disclaimer，PTO/SB/25）

Terminal Disclaimer通常在克服双重专利驳回（obviousness-type double patenting）时提交。表格PTO/SB/25在签名区下方直接写明：如果TD由受让人（owner）签署，则需要同时提交37 CFR 3.73(b)的权属声明，并提示可使用PTO/SB/96表格。

如果申请人/权利人的从业者代为签署TD，通常不需要额外的权属声明；但当"权利人"本身（即非案内从业者）作为签署人时，USPTO需要确认该权利人的案卷行动资格。

TD的风险不仅在于"是否被接受"。由于TD往往是克服ODP驳回的必要条件，如果TD因签署主体或权属声明不合格而被拒收，通常会阻滞授权路径，甚至在期限管理上触发额外的延期费用与放弃风险。

3.7 RCE、IDS、地址变更及费用表格

RCE（继续审查请求，PTO/SB/30）：该表格是37 CFR 1.114下的继续审查请求载体，按1.33(b)的一般规则，须由合格主体（从业者或申请人）签署。未经合格签署的RCE可能被视为不成立，审查期限将继续计算直至放弃。需注意RCE不适用于外观设计等特定申请类型。

IDS（信息披露声明，PTO/SB/08系列）：IDS是履行37 CFR 1.56披露义务的机制，由37 CFR 1.97与1.98规定提交的时间窗口与内容要求。IDS表格要求"申请人或代表签名"，并指向1.33与1.4(d)的签名形式要求。不符合规范的IDS可能被"入档但不予考虑"（placed in the file but not considered），这将影响审查质量与后续争议中的风险评估。

变更通信地址（PTO/SB/122）：该表格的签署主体选择具有重要的合规分流意义。表格允许申请人或发明人签署，也允许"全部权益受让人"签署（但需随附3.73声明），此外案内律师或代理人也可签署。对于已经完成权属转让的中国公司而言，如果公司希望控制通信地址，务必同步准备权属声明。地址变更未被接受的常见后果是：公司未能收到审查意见通知书，但答复期限照常计算，导致申请被视为放弃。

费用转递（PTO/SB/17）：原则上按1.33(b)签署。涉及扣款授权时建议由案内从业者签署并保留支付凭据。缴费授权不清晰可能导致欠费，进而影响申请状态或触发附加费（surcharge）。

3.8 转让文件（Assignment）及其记录

转让文件没有USPTO统一编号，实务中多使用自行起草的模板或交易文本。转让文件由转让人（通常为发明人或前手权利人）签署。当转让发生在公司内部时，签署权限应依据适用的公司法与内部授权文件确定。

在签名形式方面，需考虑交易的法域与签署方式。USPTO在记录环节侧重于文件的可读性与标识信息是否完整，通常不要求公证。但跨境交易中，由于其他法域的要求，公证或见证仍然常见。

记录的意义与局限：按照35 U.S.C. § 261，未在三个月内向USPTO记录的转让在对抗善意第三人时可能处于不利地位。但即使完成记录，这一行为本身是行政性的，USPTO不对转让文件的法律效力作实质判断。权属链条中的瑕疵可能在后续诉讼中导致原告资格（standing）问题或执行力争议。

四、纠错、补救与风险控制

4.1 "签错了"的通常处理路径

从规则设计来看，USPTO对"单纯形式瑕疵"与"诚信或主体瑕疵"有着明确的区分处理。

形式瑕疵的典型情形包括：漏签、签名无法辨识、签名区缺少打印姓名等。对于签名真实性存在疑问的情况，USPTO可以依据37 CFR 1.4(h)要求签名追认（ratification）或补充证据。USPTO在其关于"威胁专利体系的行为示例"页面中明确提及了这一机制。同时，37 CFR 1.4(d)要求提交人保留签名原始证据并在需要时予以提供。

当问题的性质超越了形式层面，涉及"伪造签名""规避代表规则"或"以不正当目的提交文件"时，处理机制会从补正通知升级为11.18制裁。MPEP 410指出：违反11.18(b)的行为可能危及申请文件效力或专利可执行性，并可导致撤销文件、终止程序等制裁措施。

4.2 2024年USPTO终止程序制裁案例

2024年10月，USPTO发布了一份"终命令"（Final Order – Imposition of Sanctions），以"他人擅自录入注册从业者的S-signature"为由，对相关专利申请采取了终止程序等制裁措施。该 Final Order 源于更早的 Show Cause Order。该命令重申了三项基本原则：提交给USPTO的文件原则上都须签名（37 CFR 1.33(b)）；/S/签名必须由署名人本人输入（37 CFR 1.4(d)(2)与MPEP 502.02）；助理不得代为输入。

命令中列举的制裁措施组合包括：终止相关申请的审查程序、禁止提交恢复或撤回放弃的请愿、删除含有伪造签名的文件并将申请视为"如同未提交"（从而可能因期限经过导致放弃）。

对企业端的合规启示在于：不应将"流程效率"建立在"美国律师的签名可由国内团队代为输入或代为点击"这一假设之上。即便美国律师本人不知情，案件也可能被终止，而后果终由申请人承担。USPTO随后还通过官方公告再次向业界提示了签名必须由署名人本人输入的要求。

4.3 权属与记录的补救

在assignment记录方面，MPEP 317说明：记录部门会进行形式审查，不符合要求的文件会被退回。若在指定期限内完成更正并重新提交，USPTO可以考虑保留原收件日期作为记录日期。但即使完成记录，MPEP 301强调记录行为本身是行政性的，USPTO不对文件的法律效力作实质判断。因此，纠错的视野不应仅限于"是否记录成功"，更应回到转让文本本身的授权合规与签署权限确认。

五、典型争议案例与实务教训

5.1 伪造发明人签名导致专利不可执行：Applied Materials v. Multimetrixs

在加州北区联邦地区法院审理的Applied Materials, Inc. v. Multimetrixs, LLC一案中，法院查明在共同发明人死亡后，仍有文件以其名义签署并提交给USPTO，构成伪造签名。法院据此认定存在不诚信行为（inequitable conduct），并裁定涉案专利不可执行（unenforceable）。该判决后续被联邦巡回上诉法院（Federal Circuit）以Rule 36的方式予以维持。

实务要点：当发明人因死亡或其他原因无法签署时，正确的应对工具不是补制一个签名，而是使用35 U.S.C. § 115(d)和37 CFR 1.64规定的替代声明路径。伪造签名不仅是程序瑕疵，更构成不诚信行为，能够直接导致专利丧失可执行性。

5.2 虚假声明的纠正必须是"显性"的：Intellect Wireless v. HTC

在Intellect Wireless, Inc. v. HTC Corp.一案中，联邦巡回法院确认两件专利因不诚信行为不可执行。法院强调，当申请人提交了明显虚假的声明（例如Rule 131声明），这类严重不当行为（egregious misconduct）本身即可满足Therasense框架下的重要性（materiality）标准。

更值得关注的是法院关于纠错方式的立场：引用Rohm & Haas案确立的标准，法院指出，纠正虚假陈述不能仅靠"提交一份措辞更温和的新声明"让审查员自行推断真相。正确的纠错方式是明确告知USPTO哪里存在虚假内容、真实事实是什么，并公开采取必要的纠正行动。

实务要点：对于任何已经提交的、可能存在事实不准确的声明类文件（包括Rule 131、Rule 132声明等），补救应以"显性纠错"为原则。仅仅提交包含正确事实的新文件，而未明确指出先前陈述的问题所在，可能被认为未构成有效纠正。

5.3 小实体资格虚假声明的风险：Ulead Systems v. Lex

在Ulead Systems, Inc. v. Lex Computer & Management Corp.一案中，联邦巡回法院讨论了因错误主张小实体（small entity）身份并据此缴纳维持费所引发的不可执行与"到期"（expiration）问题。

实务要点：在中国企业赴美申请实务中，实体资格类表格（small entity/micro entity status）有时被视为纯粹的"财务折扣选项"。但从USPTO和法院的视角来看，该类表格是带有签名认证属性的事实陈述。如果虚假的实体资格声明与签名瑕疵叠加，后果可能从补缴差额升级为专利不可执行甚至制裁。

5.4 解释框架：签名是"诚信与问责"的制度入口

上述案例与USPTO的制裁实践共同指向一个核心结论：签名将文件内容与责任主体绑定在一起，而专利审查制度在审查阶段高度依赖申请人的陈述。USPTO在2024年的制裁命令中强调了申请档案作为公共记录的功能，并将"通过正确签名识别责任主体"作为制度正常运行的重要基础。

在PTAB程序中，37 CFR 42.11(b)明确将签名要求与11.18的认证体系衔接，并赋予Board对未签文件的删除（expunge）权限。这一设计进一步表明，签名合规并非仅限于初始申请阶段，而是贯穿专利整个生命周期的持续性义务。

六、合规操作清单与模板

6.1 合规操作清单

以下清单以"降低签名合规风险"为目标，适用于中国企业常见的"国内协调人员与美国律师协作"模式。

一，建立"签名动作归属"规则。任何/S/签名、电子签名软件签名或Patent Center图形化签名，都必须由署名人本人完成。国内团队可以执行"提交动作"，但不得执行"签名动作"。两者之间的界限需要在流程文件中予以明确。

二，建立"证据留存"制度。对每份由他人提交但署名人为美国律师或公司高管的文件，应保留至少一种真实性证据。可选的证据形式包括DocuSign审计轨迹、署名人确认电子邮件或系统操作日志，以满足37 CFR 1.4(d)对"提交他人签名文件"时真实性核查的要求。

三，法人申请人场景下，始终假设"多数审查文件必须由从业者签署"。除非该文件所属规则明确允许公司代表签署（例如3.73权属声明、特定情形下的POA），审查阶段的文件签署权应交由注册专利从业者行使。ADS尤其应确保由从业者签署。

四，遇到"发明人无法签署"的情形，应直接使用替代声明机制。确保由合格申请人签署，且事实基础（死亡、无行为能力、无法找到、拒签等）可以举证。

五，受让人需要"在案卷中采取行动"时，应将3.73权属声明作为标准交付物。尤其在签署TD、变更通信地址、提交受让人POA之前，应优先完成权属声明的准备与提交。

6.2 常用签名区模板语言

为减少因"签名区信息不完整"而触发的核查或补正要求，建议统一使用辨识度较高的签名区格式。

模板一：美国专利律师/S/签名（适用于多数审查阶段提交）

/First Last/

First Last, Reg. No. XXXXX

Attorney for Applicant

Date: YYYY-MM-DD

模板二：公司高管签署权属声明或受让人POA

/First Last/

First Last, Title (e.g., Vice President, Legal)

Authorized to act on behalf of [Assignee Name]

Date: YYYY-MM-DD

模板三：电子签名软件签名区要点

签名页须显示"electronically signed using document-signing software"等标识性信息，签名附近有清晰的打印姓名，并保留审计轨迹文件以备核查。

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